Soporte Administrativo

Lo mas probable es que siendo emprendedor de un pequeño negocio tengas cantidad de obligaciones repetitivas que te consumen infinidad de horas pero que son indispensables y que no puedes dejar a un lado y olvidar. Ocupaciones que te desagrada y aburre enormemente el tener que trabajar en ellas porque lo que realmente te gusta es dedicarte a la actividad principal de tu empresa, para lo que durante tantos años te has estado preparando. ¿Te has parado a pensar que externalizando tus tareas administrativos ese tiempo y energía que empleas en labores rutinarias lo podrías estar invirtiendo en trabajos que te ayudarían a ser mas creativo, competitivo y productivo?. 

 

Para y analiza... ¿tu día a dia son clientes que te reclaman, reuniones en las que si o si has de estar, temas importantes que cerrar, tu teléfono que no para de sonar, reuniones que has de cambiar, viajes por organizar, gastos por liquidar, tu equipo que te reclama sin cesar? 

 

Estoy segura de que todavía sigues pensando... no hay problema, estas pequeñas tareas no me van a superar, yo puedo con ellas y con más... no necesito ayuda.

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Hasta que un día pierdes un cliente porque no te localiza y deja de llamar, te coinciden dos reuniones importantes a las que no puedes faltar, pierdes la oportunidad de ahorrarte algo en esos billetes y hotel que has comprado y reservado en el último momento, tu equipo se queja porque no estás... en ese momento... NO PUEDES MAS y decides que has de delegar. 

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Pero... en quien? son tareas tan delicadas, confidenciales, incluso algunas de ellas conllevan gran responsabilidad. Necesitas una asistente virtual, una auténtica mano derecha, que sea una gran profesional, educada, discreta, prudente, organizada y sobre todo en la que puedas confiar que además tenga habilidades sociales y sepa comunicar.

 

¿Y si te digo que todo eso es posible, que vas a poder externalizar todas tus tareas en mi? Soy Asistente Virtual, Secretaria de Dirección, técnico en administración y finanzas y...

 

Estas son algunas de las tareas en las que, trabajando en equipo te puedo ayudar:

 

• Gestión de tu agenda en tiempo real, cuadrando citas, revisando reuniones, etc... te ayudaré a aprovechar mejor tu tiempo y a ser más realista con tus horarios

• Organización de viajes y eventos, búsqueda de billetes, alojamiento, transporte, restaurantes, gestión de la documentación y control de gastos generados en tus desplazamientos. Además puedo organizar tus eventos, cuidando hasta el más mínimo detalle sin salirnos del presupuesto estipulado.

• Enlace con tu equipo: Trabajaré coco con codo con tu equipo, cuadrando sus citas y reuniones en función de tu calendario y sus necesidades.

• Gestión y filtrado de tu correo electrónico, cribando de esos correos electrónicos innecesarios (publicidad y temas triviales) que llenan tu bandeja de entrada a diario, clasificando y guardando los más importantes, en función del criterio establecido para que puedas revisarlos en cualquier momento. Avisándote cuando sea necesario que contestes tú directamente.

• Filtrado de datos en Internet: tener alguien detrás habituado a Internet y a discernir cual es la información más fidedigna y actualizada, te puede ser de gran ayuda teniendo en cuenta la inmensa cantidad de información que se puede encontrar hoy en día en la red.

• Revisaré tus textos en la elaboración de presentaciones, cartas comerciales, informes, actas de reuniones, dosiers de prensa, etc. reorganizando aquellas ideas que quieres que tus clientes entiendan, sin perder la esencia del contenido original que les quieras transmitir.

 

Facturación y cobros:

• Emisión y envío de facturas.

• Seguimiento y control de tus cobros.

• Registro y archivo de la facturación de tu negocio.

• Verificación y conformidad de las facturas recibidas.

• Preparación y ejecución de tus pagos.

• Elaboración de listados e informes.

• Reclamación de impagados.

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 Si todavía no estás seguro de que de esta manera ganarás en productividad, te propongo un plan...